ضوابط برگزاری یک دوره آموزشی حین خدمت

تعیین هدف‌های آموزشی مناسب

هدف از آموزش، ایجاد امکان بروز تغییر و پیشرفت است. برای اینکه تغییر و پیشرفت مؤثر به وجود آید، ‌هم مدرسه و هم افراد باید تا جای ممکن، اولویت‌های انجام اصلاحات را بدانند. توصیه‌های زیر به شما کمک می‌کنند تا هدف‌های آموزشی مفید و مناسبی اتخاذ کنید.
1- هدف‌ها باید خاص، قابل سنجش، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان باشند. لازم به گفتن نیست که هدف‌های آموزشی و بهبود آموزشگاه نیز مانند هر هدف دیگری باید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان باشند.
2- هدف‌ها باید مستلزم تلاش باشند. تنظیم هدف‌های وسیع و کلی و یا هدف‌هایی که می‌دانید به آسانی به دست می‌آیند فایده ای ندارد. هدف‌ها لازم است ابزار آموزشی و توسعه ای واقعی باشند. باید از شما وقت و انرژی بگیرند وگرنه فایده ای از انجام آن‌ها عاید نخواهد شد.
3- هدف‌ها باید مرتبط با برنامه‌های توسعه ی آموزشگاه و بخش‌ها باشند. لازم است تأکید کافی برای ارتباط لازم بین پیشرفت فرد و برنامه ریزی کلی مدرسه وجود داشته باشد. بدون این ارتباط، آموزش کمک چندانی به بهبود کیفیت تدریس و یادگیری نخواهد کرد و در نتیجه، فایده چندانی برای بهبود مدرسه نخواهد داشت.
4- هدف‌ها باید کنترل و بازبینی شوند. پس از تعیین هدف‌ها و مشخص کردن نیازهای آموزشی، ‌لازم است سیستمی برای کنترل و ارزیابی کارآیی آموزشی به وجود آید، چه آموزش به صورت فردی باشد و چه در راستای برنامه‌های توسعه آموزشگاه طراحی شده باشد.
5- هدف‌ها باید ارزیابی شوند. برای ارزیابی کارآیی آموزش، ‌به تعیین شاخصه‌های عملکرد و ایجاد خطوط پایه نیاز است. شاخصه‌ها و خطوط پایه مبنای سنجش موفقیت را تشکیل می‌دهند. از طریق سنجش دائمی شاخصه‌های عملکرد، ‌می‌توان نرخ تغییر را با استفاده از بسته‌های کامپیوتری و یا هر وسیله ی مناسب دیگر، ‌ترسیم کرد.
6- هدف‌ها باید چالش آفرین باشند. به همان‌گونه که ما مرتب از دانش آموزان می‌خواهیم مهارت و دانش خود را افزایش دهند، ‌پرسنل آموزش نیز باید خواهان گسترش دیدگاه و مشوق تغییر باشند. اگر پرسنل هدف‌ها را مرتبط و واقع‌بینانه بیابند و احساس مالکیتی نسبت به آن‌ها داشته باشند، حتی چالش آفرین ترین هدف‌ها نیز به تحقق خواهند پیوست.
7- هدف‌ها باید تفاوتی ایجاد کنند. هدف‌ها باید بر وقایع روزمره ی مدرسه تأثیر گذار باشند. ضروری است که هدف‌ها عملی و در راستای ایجاد تغییر در عملکرد افراد و یا در ساختار سازمانی آموزشگاه باشند. آن‌ها باید منجر به بهبود در جنبه‌هایی از امور آموزشگاه شوند.
8- هدف‌ها باید کیفیت تدریس را بهبود بخشند. وظیفه ی آموزشگاه پرورش دانش آموزان و بهبود کیفیت آموزش آن‌ها است. مهارت‌های تدریس بنیادی ترین منبعی است که آموزشگاه می‌تواند در اختیار بگذارد. بنابراین، ‌تمامی هدف‌ها باید ارتباط مشهودی با کیفیت تدریس در مدرسه داشته باشند.
9- هدف‌ها باید کیفیت یادگیری را بهبود بخشند. آموزش خوب حق دانش آموزان است. وظیفه ی آموزگاران افزایش و بهبود کیفیت یادگیری دانش آموزان است. تمام هدف‌های آموزشی باید ارتباط مستقیمی با کیفیت یادگیری دانش آموزان داشته باشند.
10- هدف‌ها باید کارآیی آموزشگاه را بهبود بخشند. چنانچه نیازهای آموزشی مشخص شده و هدف‌ها در چارچوب اصول مورد توافق و برنامه‌های توسعه تنظیم شده باشند، پس باید کارآیی آموزشگاه را بهبود بخشند. اگر هنگام تنظیم هدف‌ها، دانش آموزان در نظر گرفته شده باشند، پس بی شک، کیفیت تدریس و یادگیری افزایش خواهد یافت.

برنامه ریزی یک جلسه آموزشی

دوران آموزشی فرصت بسیار خوبی است که در آن، پرسنل می‌توانند دور هم جمع شده و مسایل جاری مدرسه را بررسی کنند. این دوران همچنین می‌تواند، چنانچه از سازماندهی و تمرکز کافی برخوردار نباشد، تلف کننده فرصت و انرژی باشد. نکات زیر با هدف کمک به برنامه ریزی و سازماندهی جلسه ای ارائه شده‌اند که افراد در آن احساس کنند وقت خود را مفید و مولد صرف کرده‌اند.
1- مجموعه ی روشنی از هدف‌ها داشته باشید. اگر همه بتوانند هدف از بودن خود در مجموعه را ببینند، جلسات آموزشی به طور قطع موفقیت آمیز خواهند بود، به خصوص اگر همه افراد مربوطه تشخیص دهند که هدف‌های تنظیم شده ارزش تلاش آن‌ها را دارند.
2- مسؤولیت سازماندهی را تقسیم کنید. اجازه ندهید تمام مسؤولیت همه جنبه‌های جلسه بر دوش یک نفر قرار گیرد. با تقسیم بار و فشار کار، ‌همچنین حس مالکیت شرکت کنندگان و در نتیجه، ‌دستاوردهای ناشی از فعالیت‌ها را افزایش خواهید داد.
3- پیرامون بودجه و هزینه‌ها به دقت فکر کنید. اگر جلسات را در مدرسه برگزار کنید این خطر وجود دارد که افراد احساس کنند به آسانی برای ایفای نقش‌های عادی خود فراخوانده خواهند شد. اگر جلسات را در جای دیگر برگزار کنید معمولاً ناچار به پذیرفتن هزینه های بالایی خواهید بود،ولی از طرفی ممکن است تسهیلات بیش‌تری وجود داشته باشد. از طرفی، پرسنل ممکن است دوست داشته باشند از آن‌ها پذیرایی شود، اما اگر احساس شود پول و بودجه ای را که می‌توانست مصرف بهتری داشته باشد بدون دلیل هزینه کرده‌اید، ممکن است احساس طغیان به آن‌ها دست بدهد.
4- تجهیزات و منابع خود را سازماندهی کنید. یک مجموعه ی استاندارد می‌تواند شامل پروژکتور، قلم و نوشت افزار اضافی، تابلوی نمودار با قلم و پاک کن مخصوص، مداد و کاغذ، تابلوی نسب اطلاعات، قیچی، سنجاق، گیره، پونز، چسب و غیره باشد.
5- اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد لازم را همراه دارید. چنانچه افراد فراموش کرده باشند اسناد مهم و مورد نیاز برای برنامه ریزی و مرور را با خود بیاورند، احساس چندان خوشایندی به وجود نخواهد آمد. لذا بهتر است به خودتان و به دیگران یادآوری کنید و همیشه نسخه‌های اضافی را با خود داشته باشید.
6- برای کل روز برنامه ی سازنده داشته باشید. در مورد زمان مورد نیاز برای تنفس و استراحت، به خصوص اگر شرکت کنندگان مجبور باشند مسافتی را برای دریافت خوراکی و نوشیدنی پیاده بروند و یا مجبور باشند در صف بایستند، واقع بین باشید. مطمئن باشید اگر زمان تنفس و استراحت به اندازه کافی طولانی نباشد، اگر فرضاً افراد سیگاری بتوانند بیرون بروند و سیگار بکشند، با شورش رو به رو خواهید شد.
7- فعالیت‌هایی را در نظر بگیرید. با وجودی که بسیاری از مردم دوست دارند به سخنان یک شخص گوش بدهند، اما نمی‌توان انتظار داشت که تمام شرکت کنندگان، چنانچه مجبور به صرف مدت طولانی به گوش دادن باشند، نهایت تلاش و اشتیاق را در برنامه پیاده کنند. سعی کنید جلسات را با برنامه‌های زوجی یا گروه‌های کوچک - به همان صورت که برای دانش آموزان انجام می‌دهید - بشکنید. مهم‌ترین اصل در آموزش، رعایت تعادل است.
8- سعی کنید نظرات اقلیت هم مانند نظرات اکثریت شنیده و ثبت شود. چنانچه می‌خواهید شرکت کنندگان خود را نسبت به مدرسه و بهبود آن متعهد احساس کنند، لازم است این دیدگاه به وجود نیاید که نادیده گرفته شده‌اند. کسی که نسبت به یک برنامه اعتراض داشته، ممکن است چنانچه ببیند اعتراض او به شیوه ی مناسب ثبت شده است احساس رضایت کند.
9- در پایان روز، برنامه ی اقدام بعدی را اعلام کنید. چنانچه تمام هدف‌های روز به تحقق پیوسته است سعی کنید به توافقی در مورد اینکه چه کسی و در چه زمانی چه کاری را باید انجام دهد برسید. افراد را تشویق کنید پیرامون موانعی فکر کنند که آن‌ها را از انجام وظایف پیگیری باز می‌دارند و بخواهید به دنبال راه کار‌هایی برای عبور از موانع و رفع کاستی‌ها باشند. حتی‌الامکان افراد و گروه‌های کوچک را به اقدام معین، همراه با فرصت زمانی معین، متعهد سازید.
10- دقت کنید که جلسه به طور مرتب پایان پذیرد. سعی کنید از اینکه افراد هر یک به طور جداگانه و پیش از پایان جلسه به سراغ تعهدات دیگر خود بروند اجتناب کنید، باید از طریق مذاکره و مشورت، زمان معینی را برای ختم جلسه مشخص کنید، به طوری که همه ی شرکت کنندگان بتوانند نسبت به آن متعهد شده و تا پایان باقی بمانند. هیچ گاه اضافه بر آن زمان برنامه را طول ندهید.

انتخاب و استفاده از مربیان خارج از مدرسه

به دلیل محدودیت‌های بودجه، آموزش آموزگاران غالباً با استفاده از متخصصینی از میان پرسنل مدرسه انجام می‌گیرد. اما اوقاتی وجود دارد که شاید لازم باشد صدایی مقتدر از بیرون آورده شود. یک متخصص از خارج از مدرسه، حتی اگر پیام‌هایی که ارائه می‌دهد مشابه باشد. غالباً دیدگاه و وضع جدیدی به امر آموزش می‌دهد. در اینجا توصیه‌هایی در مورد انتخاب و استفاده از مربیان خارج از مدرسه ارائه می‌شود.
1- در انتخاب مربی دقت کنید. احتمالاً بهترین راه، اقدام از طریق توصیه‌های شخصی است. کسی را پیدا کنید که شنیده‌اید خوب است و از او استفاده نمایید. به یاد داشته باشید که گران ترین مربی الزاماً بهترین مربی نیست؛ اما ضمناً فراموش نکنید که مربیان خود غالباً سرشان خیلی شلوغ و نرخشان بالا است. مراقب مربیانی که خیلی ارزان می‌گیرند و همیشه در دسترس هستند نیز باشید. ممکن است شک کنید که چرا سرشان خلوت است!
2- از قبل برنامه ریزی کنید. برای کسب بازده و همچنین به دست آوردن مربی مورد نظرتان لازم است از چند ماه قبل برنامه ریزی کرده باشید. از اینکه در آخرین لحظه شروع به جستجو کنید بپرهیزید؛ چون ممکن است کسی که در دسترس است گیرتان آید، نه بهترین متخصص در زمینه ی مورد نظرتان. در صورت امکان، پیشاپیش ملاقاتی با آن مربی انتخابی داشته باشید و در تنظیم برنامه ای که طی آن او بتواند نقاط قوت خود را در راستای برآورد نیازهای آموزشگاه انتقال دهد به او کمک کنید.
3- قیمت واقعی برای آن کار را جستجو کنید. اطمینان حاصل کنید که آیا شما مسئول هزینه رفت و آمد، اقامت، غذا و غیره هستید و اینکه دقیقاً چه اجرتی را باید بپردازید. اگر این مسائل از پیش مورد توافق قرار نگیرند، ممکن است بعداً ایجاد شرمندگی کنند. در همان ابتدا بررسی کنید که آیا آن شخص در استخدام سازمان یا نهادی است و یا کار آزاد دارد و اینکه آیا شما مسئول کسر مالیات اجرت او هستید یا خیر.
4- مربی انتخابی خود را کاملاً توجیه کنید. مربیان خوب می‌دانند که هر موضوعی با موضوع دیگر تفاوت دارد، لذا تا آنجا که ممکن است مسائل مربوط به مدرسه و پرسنل و نیازهای خود را در اختیار او قرار دهید. به این طریق، به جای کار گروهی عجولانه و باری به هر جهت، قطعاً کارگاهی متمرکزتر خواهید داشت که بهتر می‌تواند نیاز‌های شما را برآورده کند.
5- دقیقاً بررسی کنید که مربی به چه چیزهایی نیاز دارد. پیشاپیش تصویری کامل در اختیار او قرار دهید تا بتواند برنامه ی خود را تنظیم کند. همچنین از او بپرسید از نظر تجهیزات و مواد به چه چیزهایی نیاز دارد. اگر از شما بخواهد که جزوه ای توزیع کنید، لازم است مطالب درج شده در آن جزوه را در اختیار آموزشگاه قرار دهد تا بتوانید به تکثیر آن اقدام کنید و مجبور نباشید در آخرین لحظه، خودتان بالای سر ماشین فتوکپی بایستید.
6- از مربی پذیرایی کنید. چنانچه مربی احساس کند برای او ارزش قائلند، معمولاً کارگاه بهتر اداره خواهد شد. می‌توانید یک نفر را در ایستگاه به استقبال او بفرستید و یا ترتیب انتقال او به هتل را بدهید یا مثلاً برای اتومبیل او فضای پارکینگ مناسبی فراهم کنید. هنگام ورود او، بخصوص اگر سفری طولانی در پیش داشته، با نوشیدنی گرم از او پذیرایی کنید و همچنین در بررسی تدارکات و ملزومات مورد نیاز، به او کمک کنید. محل دست‌شویی‌ها را شخصاً به او نشان دهید و هنگام جلسه، ترتیبی دهید که آب و نوشیدنی روی میز باشد. تشنگی و خشکی گلو ممکن است بر عملکرد او تأثیر منفی بگذارد.
7- مربی را به طور شایسته ای معرفی کنید. یک سخنرانی شروع توسط یکی از افراد ارشد، به پرسنل کمک می‌کند برای جلسه ارزش بیشتری قائل شوند ولی دقت کنید که معرفی کننده کاملاً در جریانات قرار گرفته باشد. بسیاری از مربیان یکی دو جمله ای درباره ی خودشان دارند که اگر بخواهید در اختیارتان خواهند گذاشت.
8- عملکرد مربی را زیر نظر داشته باشید. اگر می‌خواهید بدانید که پولتان را دور نریخته‌اید و اینکه پرسنل از این جلسه چیزی کسب می‌کنند یا خیر، لازم است خودتان نیز در جلسه شرکت کنید. بسیاری از برگزار کنندگان جلسات آموزشی به اشتباه فکر می‌کنند که تنها مسئولیت آن‌ها برپایی جلسه و تأمین تدارکات لازم است و سپس آن را به امید خود رها می‌کنند. معمولاً بهترین کار این است که یکی از افراد ارشد را مسئول حل و فصل مشکلات کرده و در صورت لزوم، خودتان نیز دخالت کنید.
9- آموزش را ارزیابی کنید. با استفاده از یک فرم ارزیابی، از شرکت کنندگان بخواهید نظرات صریح خود را اعلام کنند. همچنین می‌توان با حرکت در میان شرکت کنندگان، از آن‌ها بپرسید که فکر می‌کنند چه قسمتی از جلسه آموزشی بیشتر برایشان مفید بوده است.
10- جلسه را به شیوه ای شایسته ختم کنید. در پایان جلسه، از مربی تشکر کنید و در جمع آوری وسایل و بدرقه او، کمک کنید. پیرامون نتایج احتمالی جلسه تفکر کرده و کلیه نکات عملیاتی را که مورد توافق قرار گرفته‌اند، یادداشت کنید و پیرامون چگونگی پیگیری این اقدامات تفکر نمایید.

پیگیری اجرای آموزش(مطابق ضوابط)

گاه اتفاق می‌افتد که همه ی شرکت کنندگان در آموزش با روحیه ای شاد و آماده برای عمل و ایجاد پیشرفت‌های واقعی جلسه را ترک کنند، اما چند هفته یا چند ماه بعد، در می‌یابند که هیچ اتفاق خاصی رخ نداده است و می‌گویند: «از آن جلسه آموزش هم چیزی عاید نشد!» احتمالاً مشکل در خود آن روز نبوده است، بلکه مسأله اساسی، عدم پیگیری است. نکات زیر را با هدف جلوگیری از این اتفاق و کمک به شما در برنامه ریزی اقدام پیگیرانه تدوین شده‌اند.
1- توجه کنید که برنامه ریزی اقدامات، بخشی از هر جلسه آموزشی است. برنامه ریزی باید به گونه ای انجام گیرد که همه افراد بتوانند مشخصاً بگویند که درست پس از جلسه، در کوتاه مدت و در دراز مدت، باید چه کاری انجام دهند و موارد توافق در کجا ثبت شده و چگونه باید به آن‌ها دسترسی پیدا کرد.
2- یک مرور برنامه ریزی اقدامات در برنامه بگنجانید. پس از یک روز پرکار آموزشی، شاید وقت و انرژی کافی برای بحث و تبادل نظر پیرامون اقدامات باقی نمانده باشد. بنابراین بد نیست پیشاپیش، وقتی را برای گردهمایی و تبادل نظر پیرامون موارد آموزشی و توضیح برنامه‌های هر کس در راستای پیگیری نتایج جلسات آموزشی برای دیگران، تنظیم کنید.
3- اقداماتی را که هر کس قول انجام آن را داده است ثبت کنید. پس از پایان جلسه آموزشی، فهرست اقدامات قول داده شده توسط هر کس را تکثیر و در اختیار تمام شرکت کنندگان قرار دهید تا بعداً کسی نتواند مدعی فراموش کردن آن‌ها شود و با بگوید که چنین قولی را نداده است.
4- یک فرم ساده درباره «اقداماتی که تاکنون صورت گرفته» تنظیم کنید و از همه بخواهید آن را پر کنند. این فرم باید مختصر و مفید باشد و تا زمان معینی تحویل داده شود. حتی پر کردن چنین فرمی باعث می‌شود که افراد تحریک شوند تا اقداماتی در رابطه با اجرای آنچه در جلسات آموزشی یاد گرفته‌اند، انجام دهند.
5- هدف‌های فردی را در برنامه‌های پیشرفت پرسنل منظور کنید. هدف‌های اعلام شده توسط افراد در ارزیابی‌هایشان را با برنامه‌های آموزشی خود پیوند دهید. با این عمل، الگویی برای نیازهای آموزشی به ظهور خواهد رسید. با مطالعه ی آن‌ها توسط هماهنگ کننده ی پیشرفت پرسنل، این هدف‌ها می‌توانند سوخت برنامه ریزی عملیاتی برای موارد آموزش داده شده را فراهم کنند.
6- کاری کنید که شرکت کنندگان خود پیگیر پیشرفت یکدیگر باشند. در صورت امکان، از آن‌ها بخواهید به صورت زوجی کار کنند و گزارشات پیشرفت را در فواصل زمانی معین ارائه دهند. حمایت و تشویق یک همکار غالباً در وادار کردن افراد به انجام کارها موفقیت آمیز تر از یک رویکرد رئیس مأبانه است.
7- اطلاعات مربوط به افراد یا تیم‌هایی را که موفق شده‌اند به هدف‌های خود دست یابند تکثیر کنید و در اختیار همه قرار دهید. این عمل خار چشم و یادآوری کننده برای آن‌هایی می‌شود که تاکنون کار خود را شروع نکرده‌اند. همچنین اعتبار و ارزش آن‌هایی را که تلاش کرده‌اند بالا می‌برد و آن‌ها احساس می‌کنند تلاششان ارج نهاده شده است.
8- یک نمودار پیشرفت، که نشان دهنده ی تصویر روشنی از دستاورد‌ها باشد، تهیه کنید. هنگامی که افراد فراوان در حال انجام وظایف موازی هستند خیلی آسان ممکن است برنامه ی کلی نادیده گرفته شود. بنابراین یک نمودار بصری مستقر در جایی که افراد غالباً آن را ببینند می‌توان به تضمین فراموش نشدن «تصویر کلی» کمک کند.
9- با قسمت‌هایی از برنامه‌های فعالیت‌ها که به انجام نرسیده‌اند واقع‌بینانه بر خورد کنید. شاید دلایل خوبی برای این عدم دستیابی وجود داشته باشد - مثلاً شاید در موضوعاتی که پیشرفت به کندی انجام می‌گیرد، نیاز به آموزش‌های بیشتری باشد.
10- آمادگی اصلاح و چانه زنی مجدد در رابطه با برنامه‌های اقدامات را داشته باشید. غالباً پیش می‌آید که چیزی که در مرحله ی برنامه ریزی کاملاً صاف و پوست کنده به نظر می‌رسید، اجرای آن در عمل با اشکال روبرو شود. با برنامه ریزی در مورد مذاکرات مجدد پیرامون برنامه‌های اقدامات برای چنین مواردی آمادگی داشته باشید.
منبع: براون، سالی و همکاران، ( 1387)، مهارتهای مهم تعلیم و تعلم، سعید خاکسار، تهران، نشر موزون، چاپ دوم.